Προέχω

29 τρόποι για να εξοικονομήσετε χρόνο με τύπους Excel

29 Ways Save Time With Excel Formulas

Οι τύποι είναι το ψωμί και το βούτυρο του Excel. Εάν χρησιμοποιείτε το Excel σε τακτική βάση, στοιχηματίζω ότι χρησιμοποιείτε πολλούς τύπους. Αλλά η δημιουργία μιας φόρμουλας εργασίας μπορεί να πάρει πολύ χρόνο. Σε αυτό το άρθρο, μοιράζομαι μερικές καλές συμβουλές για να εξοικονομήσετε χρόνο όταν εργάζεστε με τύπους στο Excel.





Βίντεο: 20 συμβουλές για εξοικονόμηση χρόνου με τύπους Excel

1. Μην προσθέσετε τις τελικές παρενθέσεις σε μια συνάρτηση

Ας ξεκινήσουμε με κάτι πραγματικά εύκολο! Όταν εισάγετε μια συνάρτηση από μόνη της (SUM, AVERAGE, κ.λπ.) δεν χρειάζεται να εισαγάγετε την τελική παρένθεση κλεισίματος. Για παράδειγμα, μπορείτε απλά να εισαγάγετε:





= SUM (A1: A10

και πατήστε επιστροφή. Το Excel θα προσθέσει τις κλειστές παρενθέσεις για εσάς. Είναι ένα μικρό πράγμα, αλλά βολικό.



Σημείωση: αυτό δεν θα λειτουργήσει εάν ο τύπος σας περιέχει περισσότερα από ένα σετ παρενθέσεων.

Πριν - κλείσιμο παρενθέσεων παραλείπεται

Αφού πατήσετε enter - παρένθεση προστίθεται αυτόματα

2. Μετακινήστε έναν τύπο και αποφύγετε την αλλαγή των αναφορών

Ένα από τα πιο ισχυρά χαρακτηριστικά του Excel είναι οι σχετικές διευθύνσεις - όταν αντιγράφετε έναν τύπο σε μια νέα τοποθεσία, όλες οι σχετικές διευθύνσεις θα αλλάξουν. Συχνά αυτό είναι ακριβώς αυτό που θέλετε, επειδή η επαναχρησιμοποίηση τύπων είναι μία από τις πιο σημαντικές τεχνικές ενός καλά κατασκευασμένου, εύχρηστου φύλλου εργασίας.

Αλλά μερικές φορές χρειάζεται να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε έναν τύπο σε μια νέα τοποθεσία και δεν θέλετε να αλλάξει καθόλου ο τύπος. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να το κάνετε αυτό.

Εάν μετακινείτε έναν τύπο σε κοντινή τοποθεσία, δοκιμάστε να μεταφέρετε και να αποθέσετε. Το σύρσιμο θα διατηρήσει όλες τις διευθύνσεις ανέπαφες και αμετάβλητες.

Πιάστε την άκρη της επιλογής

Σύρετε σε μια νέα τοποθεσία

Εάν μεταφέρετε έναν τύπο σε πιο μακρινή τοποθεσία, χρησιμοποιήστε το cut and paste. (Win: Ctrl + X, Ctrl + V Mac: Cmd + X, Cmd + V) Όταν κόβετε έναν τύπο, οι αναφορές του δεν αλλάζουν.

3. Αντιγράψτε έναν τύπο και αποφύγετε την αλλαγή των αναφορών

Σημείωση: θα μπορούσατε να αλλάξετε όλες τις αναφορές κελιών για να τις κάνετε απόλυτες, αλλά αυτή η συμβουλή υποθέτει ότι δεν θέλετε να το κάνετε αυτό, για οποιονδήποτε λόγο.

Εάν χρειάζεται απλώς να αντιγράψετε έναν τύπο, επιλέξτε ολόκληρο τον τύπο στη γραμμή τύπων και αντιγράψτε στο πρόχειρο. Στη συνέχεια, μπορείτε να επικολλήσετε σε μια νέα θέση. Το αποτέλεσμα θα είναι ένας τύπος πανομοιότυπος με τον αρχικό.

Για αντιγραφή α ομάδα των τύπων σε μια νέα τοποθεσία χωρίς να επηρεάζουν τις αναφορές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εύρεση και την αντικατάσταση. Επιλέξτε τους τύπους που θέλετε να αντιγράψετε και, στη συνέχεια, αναζητήστε και αντικαταστήστε το σύμβολο ίσου (=) στους τύπους με τον χαρακτήρα κατακερματισμού (#). Αυτό θα μετατρέψει τους τύπους σε κείμενο. Τώρα αντιγράψτε και επικολλήστε τους τύπους σε μια νέα θέση. Αφού επικολλήσετε τους τύπους και έχετε επιλέξει όλους τους τύπους, αντιστρέψτε τη διαδικασία αναζήτησης και αντικαταστήστε. Αναζητήστε το hash (#) και αντικαταστήστε ένα πρόσημο ίσου (=). Αυτό θα επαναφέρει τους τύπους σε κατάσταση λειτουργίας. (Πίστωση: Τομ Ουρτις )

4. Κάντε διπλό κλικ στη λαβή πλήρωσης για να αντιγράψετε τύπους

Όταν προσθέτετε τύπους σε πίνακες, ένα από τα πράγματα που κάνετε πιο συχνά είναι να αντιγράψετε τον τύπο από την πρώτη σειρά του πίνακα στην τελευταία σειρά του πίνακα. Εάν γνωρίζετε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου για πλοήγηση δεδομένων στο Excel, μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε για να επικολλήσετε γρήγορα μια ολόκληρη στήλη τύπων σε μερικές μόνο διαδρομές πλήκτρων. Ωστόσο, η λαβή πλήρωσης είναι ακόμη πιο γρήγορη, επειδή δεν χρειάζεται να πλοηγηθείτε στο κάτω μέρος του πίνακα.

Η λαβή πλήρωσης είναι το μικρό ορθογώνιο που βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία όλων των επιλογών στο Excel. Εφόσον ο τύπος βρίσκεται σε μια στήλη δίπλα σε άλλη στήλη θα έχει ένα πλήρες σύνολο δεδομένων, μπορείτε απλά να κάνετε διπλό κλικ στη λαβή συμπλήρωσης για να αντιγράψετε τον τύπο μέχρι το κάτω μέρος του πίνακα.

Η λαβή πλήρωσης

Το Excel αντιγράφει τον τύπο προς τα κάτω

Σημείωση: Αυτή η συμβουλή δεν θα λειτουργήσει εάν δεν υπάρχει πλήρης στήλη δεδομένων στο αριστερό μέρος του τύπου που εισάγετε. Το Excel χρησιμοποιεί αυτά τα δεδομένα για να καταλάβει πόσο μακριά είναι το φύλλο εργασίας για να αντιγράψει τον τύπο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την επόμενη προσέγγιση ωστόσο ...

Εάν η επιλογή δεν είναι πολύ μεγάλη, μπορείτε επίσης να συμπληρώσετε τύπους κάτω από ένα φύλλο εργασίας χρησιμοποιώντας τη συντόμευση για Συμπλήρωση (Control + D). Απλά βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει πρώτα τον αρχικό τύπο και τα κύτταρα -στόχους. Αυτό είναι γρηγορότερο από την αντιγραφή/επικόλληση, αλλά όχι τόσο γρήγορα όσο η λαβή πλήρωσης, ειδικά αν αντιγράφετε τον τύπο σε μια μεγάλη ομάδα κελιών.

Βίντεο: Συντομεύσεις για γρήγορη μετακίνηση σε μια μεγάλη λίστα

5. Χρησιμοποιήστε έναν πίνακα για αυτόματη εισαγωγή τύπων

Ένας ακόμη πιο γρήγορος τρόπος για να εισαγάγετε τύπους είναι να μετατρέψετε πρώτα τον πίνακά σας σε έναν επίσημο πίνακα Excel. Η ορολογία εδώ είναι μπερδεμένη, καθώς οποιαδήποτε δεδομένα με περισσότερες από μία στήλες είναι τεχνικά «πίνακας», αλλά το Excel έχει μια επίσημη δομή που ονομάζεται Πίνακας που παρέχει πολλά οφέλη. Μόλις μετατρέψετε τα δεδομένα σας σε πίνακα (Και οι δύο πλατφόρμες: Ctrl + T), όλοι οι τύποι που εισάγετε στην πρώτη σειρά θα αντιγραφούν αυτόματα σε όλο το μήκος του πίνακα. Αυτό εξοικονομεί πολύ χρόνο και βοηθά επίσης στην αποφυγή σφαλμάτων.

Εισάγετε τον τύπο κανονικά

Πατήστε enter για να αντιγράψετε τον τύπο προς τα κάτω

Ως μπόνους, κάθε φορά που ενημερώνετε έναν τύπο σε έναν πίνακα, το Excel θα ενημερώσει ξανά όλους τους τύπους στην ίδια στήλη.

Σημείωση: οι τύποι σε έναν πίνακα θα χρησιμοποιούν αυτόματα δομημένες αναφορές (δηλ. Στο παραπάνω παράδειγμα = [@oursρες]*[@Βαθμός] αντί για = C4*D4. Ωστόσο, μπορείτε να πληκτρολογήσετε απευθείας διευθύνσεις κελιών και θα διατηρηθούν.

6. Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Αυτόματη συμπλήρωση + για να εισαγάγετε λειτουργίες

Όταν εισάγετε ένα σύμβολο ισότητας και αρχίσετε να πληκτρολογείτε, το Excel θα αρχίσει να ταιριάζει με το κείμενο που εισάγετε με την τεράστια λίστα λειτουργιών που είναι διαθέσιμες. Καθώς πληκτρολογείτε, θα δείτε μια λίστα λειτουργιών 'υποψήφιου' που εμφανίζεται παρακάτω. Αυτή η λίστα θα περιορίζεται με κάθε γράμμα που πληκτρολογείτε. Μόλις επιλεγεί η λειτουργία που θέλετε στη λίστα, μπορείτε να «ζητήσετε» από το Excel να την εισαγάγει πατώντας το tab. Στα Windows, οι λειτουργίες επιλέγονται αυτόματα καθώς πληκτρολογείτε. Σε Mac οι επιλογές παρουσιάζονται αλλά δεν είναι επιλεγμένες, οπότε πρέπει να κάνετε ένα ακόμη βήμα: χρησιμοποιήστε το πλήκτρο βέλους για να επιλέξετε τη λειτουργία που θέλετε και, στη συνέχεια, πατήστε tab ή επιστρέψτε για να εισαγάγει το Excel τη λειτουργία για εσάς από το Excel.

Επισημάνετε την καλύτερη αντιστοίχιση και πατήστε την καρτέλα

Το Excel συμπληρώνει αυτόματα τη λειτουργία

7. Χρησιμοποιήστε το Control + κλικ για να εισαγάγετε ορίσματα

Δεν σας αρέσει να πληκτρολογείτε κόμματα μεταξύ επιχειρημάτων; Μπορείτε να έχετε το Excel θα το κάνει για σας. Όταν εισάγετε ορίσματα σε μια συνάρτηση, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Control (Mac: Command) καθώς κάνετε κλικ σε κάθε αναφορά και το Excel θα εισαγάγει αυτόματα κόμματα για εσάς. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε έναν τύπο όπως: = SUM (A1, B10, C5: C10) εισάγοντας '= SUM (' στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί ελέγχου κάθε αναφοράς. Αυτό θα λειτουργήσει με οποιαδήποτε συνάρτηση όπου παρέχετε αναφορές ως ορίσματα.

Έλεγχος ή εντολή κάντε κλικ στο επόμενο κελί

Έλεγχος ή Command κάντε ξανά κλικ

Όλα τα κόμματα εισήχθησαν από το Excel

8. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο άκρου τύπου για να επιλέξετε ορίσματα

Κάθε φορά που εργάζεστε με έναν τύπο που περιέχει μια συνάρτηση Excel, θυμηθείτε ότι μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο υπαινιγμού για να επιλέξετε ορίσματα. Αυτό μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο αν ο τύπος είναι περίπλοκος, ειδικά αν περιέχει πολλές παρενθέσεις. Για να επιλέξετε ορίσματα, εργαστείτε σε δύο βήματα. Στο πρώτο βήμα, κάντε κλικ για να τοποθετήσετε τον κέρσορα μέσα στη συνάρτηση της οποίας το όρισμα θέλετε να επιλέξετε. Στη συνέχεια, το Excel θα εμφανίσει μια υπόδειξη για τη συνάρτηση που εμφανίζει όλα τα ορίσματα. Στο δεύτερο βήμα, κάντε κλικ στο όρισμα που θέλετε να επιλέξετε. Το Excel θα επιλέξει ολόκληρο το όρισμα, ακόμη και όταν περιέχει άλλες συναρτήσεις ή τύπους. Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να επιλέξετε ορίσματα όταν χρησιμοποιείτε το F9 για να διορθώσετε έναν τύπο.

Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω στο όρισμα στην άκρη της οθόνης τύπου

Κάντε κλικ στο όρισμα για να επιλέξετε τον εσωτερικό τύπο

Θέλετε να μάθετε περισσότερα; Προσφέρουμε ένα ολόκληρο μάθημα για Τύποι και λειτουργίες Excel Το

9. Εισαγάγετε θέσεις κράτησης θέσης επιχειρημάτων με συντόμευση

Κανονικά, καθώς εισάγετε μια συνάρτηση, το Excel θα παρουσιάζει συμβουλές για κάθε όρισμα καθώς προσθέτετε κόμματα. Αλλά μερικές φορές μπορεί να θέλετε το Excel να προσθέσει σύμβολα κράτησης θέσης για όλα τα ορίσματα συνάρτησης ταυτόχρονα. Αν ναι, θα χαρείτε να μάθετε ότι υπάρχει μια συντόμευση για αυτό.

Όταν εισάγετε μια συνάρτηση, αφού το Excel αναγνωρίσει το όνομα της συνάρτησης, πληκτρολογήστε Control + Shift + A (και οι δύο πλατφόρμες). Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογήσετε '= DATE (' και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε το Control + Shift + A, το Excel θα σας δώσει '= DATE (έτος, μήνας, ημέρα)'. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ σε κάθε όρισμα (ή να χρησιμοποιήσετε την συμβουλή συνάρτησης παράθυρο για να επιλέξετε κάθε όρισμα) και να το αλλάξετε στην τιμή που θέλετε.

Βεβαιωθείτε ότι η λειτουργία είναι αναγνωρισμένη

Control + Shift + A εισάγει ονόματα ορίσματα

10. Μετακινήστε το «πράγμα τύπου» από το δρόμο σας

Μερικές φορές όταν εισάγετε έναν τύπο, το Το παράθυρο υπαινιγμού τύπου σας εμποδίζει , αποκλείοντας την προβολή σας σε άλλα κελιά που θέλετε να δείτε στο φύλλο εργασίας. Όταν συμβεί αυτό, θυμηθείτε ότι μπορείτε να μετακινήσετε το παράθυρο υποδείξεων από το δρόμο σας. Απλώς κάντε ποντίκι στην άκρη του παραθύρου έως ότου δείτε τον κέρσορα να αλλάζει και, στη συνέχεια, κάντε κλικ και σύρετε σε μια νέα θέση. Στη συνέχεια, μπορείτε να συνεχίσετε να εισάγετε ή να επεξεργάζεστε τον τύπο σας. Ανάλογα με τη δομή του φύλλου εργασίας σας, ένας άλλος τρόπος για να διαχειριστείτε αυτό το πρόβλημα είναι να επεξεργαστείτε τον τύπο στη γραμμή τύπων αντί απευθείας στο κελί.

Πιάστε την άκρη της άκρης της οθόνης

Σύρετε την άκρη της οθόνης εκτός δρόμου

11. Εναλλαγή της οθόνης όλων των τύπων ταυτόχρονα

Κάθε φορά που επεξεργάζεστε ένα κελί που περιέχει έναν τύπο, το Excel εμφανίζει αυτόματα τον τύπο αντί για το αποτέλεσμα. Αλλά μερικές φορές μπορεί να δείτε όλους τους τύπους σε ένα φύλλο εργασίας ταυτόχρονα. Για να το κάνετε αυτό, απλώς χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου για την εμφάνιση τύπων: Control + ~ (αυτό είναι μια tilde). Με αυτήν τη συντόμευση, μπορείτε να αλλάξετε γρήγορα την οθόνη όλων των τύπων σε ένα φύλλο εργασίας ή να απενεργοποιήσετε. Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να δείτε όλους τους τύπους ταυτόχρονα και να ελέγξετε τους τύπους για συνέπεια.

Το Control + `αποκαλύπτει όλους τους τύπους

Όλοι οι τύποι είναι ορατοί

12. Επιλέξτε ταυτόχρονα όλους τους τύπους σε ένα φύλλο εργασίας

Ένας άλλος τρόπος για να δείτε όλους τους τύπους σε ένα φύλλο εργασίας είναι να τους επιλέξετε. Μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας τις πιο ισχυρές (και κρυφές) δυνατότητες στο Excel: είναι Μετάβαση> Ειδικά (Ctrl + G). Με αυτήν την εντολή, μπορείτε να επιλέξετε κάθε είδους ενδιαφέροντα πράγματα στο Excel, συμπεριλαμβανομένων κενών κελιών, κελιών που περιέχουν αριθμούς, κελιών που είναι κενά και πολλά άλλα. Μία από τις επιλογές είναι τα κελιά που περιέχουν τύπους. Για να επιλέξετε όλα τα κελιά που περιέχουν τύπους σε ένα φύλλο εργασίας, απλώς πληκτρολογήστε Ctrl + G για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Ειδικά και, στη συνέχεια, επιλέξτε Τύποι. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί OK, θα επιλεγούν όλα τα κελιά που περιέχουν τύπους.

Control + G για να ανοίξετε το Go To special

Κάντε κλικ στο κουμπί Ειδικά

Επιλέξτε Τύποι

Όλοι οι τύποι είναι επιλεγμένοι

Εάν θέλετε να επιλέξετε μόνο ένα υποσύνολο τύπων σε ένα φύλλο εργασίας, κάντε πρώτα μια επιλογή και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την ίδια εντολή.

13. Χρησιμοποιήστε ειδική επικόλληση για τη μετατροπή τύπων σε στατικές τιμές

Ένα κοινό πρόβλημα στο Excel είναι η ανάγκη να σταματήσει η αλλαγή των υπολογισμένων τιμών. Για παράδειγμα, ίσως θέλετε να απλοποιήσετε ένα φύλλο εργασίας αφαιρώντας στήλες 'βοηθού' που χρησιμοποιήσατε για τη δημιουργία ορισμένων τιμών. Αλλά εάν διαγράψετε αυτές τις στήλες με τύπους που εξακολουθούν να αναφέρονται σε αυτές, θα λάβετε ένα σωρό σφάλματα #REF. Η λύση είναι να μετατρέψετε πρώτα τους τύπους σε τιμές και στη συνέχεια να διαγράψετε τις επιπλέον στήλες. Ο πιο απλός τρόπος για να γίνει αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε το Paste Special. Αρχικά, επιλέξτε τους τύπους που θέλετε να μετατρέψετε και αντιγράψτε στο πρόχειρο. Στη συνέχεια, με τους τύπους ακόμα επιλεγμένους, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Επικόλληση ειδικού (Win: Ctrl + Alt + V, Mac: Ctrl + Cmd + V) και χρησιμοποιήστε την επιλογή Τιμές. Αυτό θα αντικαταστήσει όλους τους τύπους που επιλέξατε με τις τιμές που είχαν υπολογίσει.

Επιλεγμένοι τύποι και αντιγραφή

Επικαλείται ειδική επίκληση

Όχι άλλες φόρμουλες!

14. Χρησιμοποιήστε το Paste Special για να προσαρμόσετε τις τιμές στη θέση τους

Ένα άλλο κοινό πρόβλημα στο Excel είναι η ανάγκη αλλαγής πολλών τιμών. Για παράδειγμα, ίσως έχετε μια λίστα με 500 τιμές προϊόντων και πρέπει να αυξήσετε όλες τις τιμές κατά 5%. Maybe μήπως έχετε μια λίστα με 100 ημερομηνίες που όλες πρέπει να μεταφερθούν στο μέλλον κατά μία εβδομάδα; Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορείτε να προσθέσετε μια στήλη 'βοηθός' στον πίνακά σας, να εκτελέσετε τον απαιτούμενο υπολογισμό, να μετατρέψετε τα αποτελέσματα σε τιμές και, στη συνέχεια, να τα αντιγράψετε στην αρχική στήλη. Αλλά εάν χρειάζεστε μόνο έναν απλό υπολογισμό, το Paste Special είναι πολύ απλούστερο και γρηγορότερο, επειδή μπορείτε να αλλάξετε την τιμή απευθείας χωρίς επιπλέον τύπους.

Για παράδειγμα, για να μετατρέψετε ένα σύνολο ημερομηνιών σε μία εβδομάδα αργότερα, κάντε το εξής: προσθέστε τον αριθμό 7 σε οποιοδήποτε κελί του φύλλου εργασίας και, στη συνέχεια, αντιγράψτε το στο πρόχειρο. Στη συνέχεια, επιλέξτε όλες τις ημερομηνίες που θέλετε να αλλάξετε. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε Επικόλληση Ειδικού> Λειτουργίες> Προσθήκη. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί OK, το Excel θα προσθέσει τον αριθμό 7 στις ημερομηνίες που έχετε επιλέξει, μετακινώντας τους μπροστά 7 ώρες, χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσετε στήλες βοηθού.

Αντιγράψτε την τιμή θερμοκρασίας και επιλέξτε ημερομηνίες

Επικόλληση ειδικού με Τιμές + Προσθήκη

Όλες οι ημερομηνίες μετακινήθηκαν κατά 7 ημέρες

Για να αυξήσετε ένα σύνολο τιμών κατά 10%, χρησιμοποιήστε την ίδια προσέγγιση. Εισαγάγετε 1.10 σε ένα κελί και αντιγράψτε το στο πρόχειρο. Στη συνέχεια, επιλέξτε τις τιμές που θέλετε να αλλάξετε και χρησιμοποιήστε Επικόλληση Ειδικών> Λειτουργίες> Πολλαπλασιασμός για να μετατρέψετε όλες τις τιμές στη θέση τους. Μόλις μάθετε αυτήν την συμβουλή, θα βρείτε πολλές έξυπνες χρήσεις για αυτό.

Αντιγράψτε την τιμή θερμοκρασίας και επιλέξτε τιμές

Επικόλληση ειδικού με τιμές + πολλαπλασιασμός

Όλες οι τιμές αυξήθηκαν κατά 10%

Σημείωση: αυτό λειτουργεί μόνο με τιμές. Μην το δοκιμάσετε με τύπους!

15. Χρησιμοποιήστε εύρος ονομάτων για να κάνετε τους τύπους πιο ευανάγνωστους

Μία από τις παλαιότερες επαγγελματικές συμβουλές στο βιβλίο είναι η χρήση ονόματα εύρους στους τύπους σας για να τα κάνετε πιο ευανάγνωστα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα απλό φύλλο εργασίας που δείχνει ώρες εργασίας για μια μικρή ομάδα. Για κάθε άτομο, θέλετε να πολλαπλασιάσετε τις ώρες εργασίας τους επί μία μόνο ωριαία χρέωση. Αν υποθέσουμε ότι η ωριαία χρέωση βρίσκεται στο κελί Α1, οι τύποι σας μπορεί να μοιάζουν με αυτόν:

= B3 * $ A $ 1
= B4 * $ A $ 1
= B5 * $ A $ 1

Αν όμως ονομάσετε το κελί A1 «ωριαία τιμή», οι τύποι σας θα μοιάζουν με αυτόν:

= B3 * ωριαία τιμή
= B4 * ωριαία τιμή
= B5 * ωριαία τιμή

Η ονομασία των περιοχών με αυτόν τον τρόπο καθιστά τους τύπους πολύ πιο ευανάγνωστους και εξοικονομεί την είσοδο πολλών σημείων δολαρίου ($) για τη δημιουργία απόλυτων αναφορών.

Η ονομασία των περιοχών είναι εύκολη. Απλώς επιλέξτε το εύρος/τα κελιά που θέλετε να ονομάσετε και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο ονομάτων και πατήστε enter. Τώρα που ονομάσατε ένα εύρος, το Excel θα το χρησιμοποιεί όποτε δείχνετε και κάνετε κλικ στο εύρος καθώς δημιουργείτε έναν τύπο - όταν κάνετε κλικ σε ένα ονομαστικό εύρος, θα δείτε το όνομά του να εισάγεται αυτόματα στον τύπο. Ως μπόνους, μπορείτε επίσης να πλοηγηθείτε εύκολα στην ονομαστική περιοχή όποτε θέλετε. Απλώς επιλέξτε το όνομα από το αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται δίπλα στο πλαίσιο ονόματος.

Κανονικός τύπος χωρίς εύρος ονομάτων

Ονομασία κελιού C2

Ο τύπος ενημερώθηκε για χρήση της ονομασμένης περιοχής

16. Εφαρμόστε αυτόματα ονόματα σε υπάρχοντες τύπους

Τι συμβαίνει όταν έχετε ήδη δημιουργήσει τύπους και στη συνέχεια δημιουργήστε ένα ονομασμένο εύρος θέλετε να τα χρησιμοποιήσετε σε αυτά; Τίποτα, στην πραγματικότητα. Το Excel δεν θα κάνει καμία αλλαγή στους υπάρχοντες τύπους σας ούτε θα προσφέρει την αυτόματη εφαρμογή των νέων ονομάτων εύρους. Ωστόσο, υπάρχει τρόπος να εφαρμοστούν ονόματα εύρους σε υπάρχοντες τύπους. Απλώς επιλέξτε τους τύπους στους οποίους θέλετε να εφαρμόσετε ονόματα και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Εφαρμογή ονομάτων.

Μόλις ανοίξει το παράθυρο Εφαρμογή ονομάτων, επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να εφαρμόσετε και κάντε κλικ στο OK. Το Excel θα αντικαταστήσει τις αντίστοιχες αναφορές με τα ονόματα που επιλέξατε.

Επιλέξτε όλα τα κελιά τύπου για να εφαρμόσετε το εύρος με το όνομα

excel υπολογίστε λεπτά μεταξύ δύο φορές

Εφαρμόστε ονόματα στην καρτέλα Τύποι της κορδέλας

Επιλέξτε την ονομαστική περιοχή για εφαρμογή

Εφαρμόζεται αυτόματα η ονομαστική περιοχή

17. Αποθηκεύστε έναν τύπο που δεν έχει ολοκληρωθεί

Εάν εργάζεστε με έναν πιο σύνθετο τύπο, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να χρειαστεί λίγος χρόνος για να λειτουργήσει σωστά ο τύπος. Αλλά μπορεί να έχετε λίγο χρόνο και να χρειαστεί να επιστρέψετε στη φόρμουλα αργότερα για να λειτουργήσει όπως θέλετε. Δυστυχώς, το Excel δεν θα σας επιτρέψει να εισαγάγετε έναν τύπο που έχει σπάσει. Εάν προσπαθήσετε, το Excel θα παραπονεθεί δυνατά ότι ο τύπος έχει σφάλματα και δεν θα σας αφήσει να συνεχίσετε μέχρι να επιλύσετε όλα τα προβλήματα.

Ωστόσο, υπάρχει μια εύκολη λύση: απλά μετατρέψτε προσωρινά τον τύπο σε κείμενο. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε είτε να προσθέσετε ένα μόνο απόστροφο στην αρχή του τύπου (πριν από το =), είτε απλά να αφαιρέσετε εντελώς το πρόσημο ίσου. Και στις δύο περιπτώσεις, το Excel θα σταματήσει να προσπαθεί να αξιολογήσει τον τύπο και θα σας αφήσει να τον εισαγάγετε ως έχει. Αργότερα, μπορείτε να επιστρέψετε στον τύπο και να συνεχίσετε την εργασία.

18. Να γνωρίζετε τις λειτουργίες που προσφέρει το Excel

Υπάρχουν λειτουργίες για την επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων. Μπορείτε να σκεφτείτε μια συνάρτηση ως έναν προκατασκευασμένο τύπο με ένα συγκεκριμένο όνομα, σκοπό και τιμή επιστροφής. Για παράδειγμα, η συνάρτηση PROPER έχει μόνο έναν σκοπό: κεφαλαία γράμματα. Δώστε του κείμενο όπως «Νέα Υόρκη CiTY» και θα σας επιστρέψει «Νέα Υόρκη». Οι λειτουργίες είναι απίστευτα εύχρηστες όταν λύνουν ένα πρόβλημα που έχετε, οπότε είναι λογικό να εξοικειωθείτε με τις διαθέσιμες λειτουργίες στο Excel.

Βλέπω: Οδηγός λειτουργιών Excel και 500 Παραδείγματα τύπων Excel για μια λίστα συνηθισμένων συναρτήσεων και τύπων που τις χρησιμοποιούν.

Σημείωση: Οι άνθρωποι συχνά μπερδεύονται από την ορολογία που χρησιμοποιείται για να μιλήσει για λειτουργίες και τύπους. Ένας εύκολος τρόπος για να το σκεφτείτε είναι ο εξής: όλα όσα ξεκινούν με πρόσημο ίσου στο Excel είναι ένας τύπος. Με αυτόν τον ορισμό, όλες οι συναρτήσεις είναι επίσης τύποι και οι τύποι μπορούν να περιέχουν πολλαπλές συναρτήσεις.

19. Χρησιμοποιήστε το F4 για εναλλαγή σχετικών και απόλυτων αναφορών

Το κλειδί για την κατασκευή τύπων που μπορείτε να αντιγράψετε κομψά σε νέες τοποθεσίες και να εξακολουθείτε να λειτουργείτε σωστά, είναι ο σωστός συνδυασμός απόλυτων και σχετικών αναφορών. Ο λόγος που αυτό είναι τόσο σημαντικό είναι επειδή σας επιτρέπει να επαναχρησιμοποιείτε υπάρχοντες τύπους αντί να δημιουργείτε νέους και η επαναχρησιμοποίηση του ίδιου τύπου μειώνει δραστικά την πιθανότητα σφαλμάτων σε ένα βιβλίο εργασίας περιορίζοντας τον αριθμό των τύπων που πρέπει να ελεγχθούν.

Ωστόσο, η μετατροπή αναφορών εμπρός και πίσω μεταξύ σχετικών και απόλυτων αναφορών μπορεί να είναι μια ενόχληση-η πληκτρολόγηση σε όλα αυτά τα σύμβολα δολαρίου ($) είναι κουραστική και επιρρεπής σε λάθη. Ευτυχώς, υπάρχει μια μεγάλη συντόμευση που σας επιτρέπει να αλλάζετε γρήγορα τις 4 διαθέσιμες επιλογές για κάθε αναφορά: (Windows: F4, Mac: Command + T). Απλώς τοποθετήστε τον κέρσορα σε μια αναφορά χρησιμοποιώντας τη συντόμευση. Κάθε φορά που το χρησιμοποιείτε, το Excel θα «περιστρέφεται» στην επόμενη επιλογή με αυτή τη σειρά: πλήρως σχετική (A1)> πλήρως απόλυτη ($ A $ 1)> Απόλυτη σειρά (A $ 1)> απόλυτη στήλη ($ A1).

20. Θυμηθείτε ότι οι τύποι και οι συναρτήσεις επιστρέφουν μια τιμή. Πάντα.

Όταν αγωνίζεστε με έναν τύπο, μερικές φορές συμβαίνει επειδή πιστεύετε ότι μέρος του τύπου επιστρέφει μια ορισμένη τιμή, αλλά στην πραγματικότητα επιστρέφει κάτι άλλο. Για να ελέγξετε τι πραγματικά επιστρέφεται από μια συνάρτηση ή μέρος ενός τύπου, χρησιμοποιήστε την παρακάτω συμβουλή F9.

Σημείωση: Η λέξη «επιστροφή» προέρχεται από τον κόσμο του προγραμματισμού και μερικές φορές μπερδεύει ανθρώπους που είναι νέοι σε αυτήν την έννοια. Στο πλαίσιο των τύπων του Excel, χρησιμοποιείται ως εξής 'Η συνάρτηση LEN επιστρέφει έναν αριθμό' ή 'Ο τύπος στο κελί Α1 επιστρέφει σφάλμα'. Κάθε φορά που ακούτε τη λέξη «επιστροφή» με τύπο, απλά σκεφτείτε «αποτέλεσμα».

21. Χρησιμοποιήστε το F9 για να αξιολογήσετε μέρη ενός τύπου

Η συντόμευση F9 (fn + F9 σε Mac) μπορεί να λύσει τμήματα ενός τύπου σε πραγματικό χρόνο. Αυτό είναι ένα φανταστικό εργαλείο για τον εντοπισμό σφαλμάτων μεγαλύτερων τύπων, όταν πρέπει να επαληθεύσετε ότι το αποτέλεσμα ενός συγκεκριμένου μέρους του τύπου είναι αυτό που περιμένετε. Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν την συμβουλή, επεξεργαστείτε τον τύπο και επιλέξτε την έκφραση ή τη συνάρτηση που θέλετε να αξιολογήσετε (συμβουλή - χρησιμοποιήστε το παράθυρο συμβουλής λειτουργίας για να επιλέξετε ολόκληρα ορίσματα). Ένα από αυτά που έχετε επιλέξει, πατήστε F9. Θα δείτε ότι το μέρος του τύπου αντικαθίσταται από την τιμή που επιστρέφει.

Σημείωση: Στα Windows, μπορείτε να αναιρέσετε το F9, αλλά αυτό δεν φαίνεται να λειτουργεί σε Mac. Για να βγείτε από τον τύπο χωρίς να κάνετε αλλαγές, χρησιμοποιήστε το Esc.

Βίντεο: Πώς να ελέγξετε και να διορθώσετε έναν τύπο με το F9

22. Χρησιμοποιήστε το Formula Evaluator για να λύσετε έναν τύπο βήμα προς βήμα

Όταν η χρήση του F9 για την αξιολόγηση ενός τύπου γίνεται πολύ κουραστική, ήρθε η ώρα να ξεσπάσετε μεγαλύτερο υλικό: Αξιολογήστε τον τύπο. Το Evaluate Formula λύνει έναν τύπο ένα βήμα τη φορά. Κάθε φορά που κάνετε κλικ στο κουμπί Αξιολόγηση, το Excel θα επιλύει το υπογραμμισμένο τμήμα του τύπου και θα σας δείχνει το αποτέλεσμα. Μπορείτε να βρείτε το Evaluate Formula στην καρτέλα Τύποι της κορδέλας, στην ομάδα Έλεγχος τύπων. Για να χρησιμοποιήσετε τον τύπο αξιολόγησης, επιλέξτε έναν τύπο και κάντε κλικ στο κουμπί στην κορδέλα. Όταν ανοίξει το παράθυρο, θα δείτε τον τύπο που εμφανίζεται σε ένα πλαίσιο κειμένου με ένα κουμπί Evaluate παρακάτω. Ένα μέρος του τύπου θα υπογραμμιστεί - αυτό είναι το τμήμα που βρίσκεται «υπό αξιολόγηση». Όταν κάνετε κλικ στην αξιολόγηση, το υπογραμμισμένο τμήμα του τύπου αντικαθίσταται με την τιμή που επιστρέφει. Μπορείτε να συνεχίσετε να κάνετε κλικ στην αξιολόγηση μέχρι να λυθεί πλήρως ο τύπος.

Βίντεο: Πώς να αξιολογήσετε σύνθετους τύπους

Σημείωση: Ο τύπος αξιολόγησης είναι διαθέσιμος μόνο στην έκδοση Windows του Excel. Η έκδοση Mac υιοθετεί μια διαφορετική προσέγγιση, που ονομάζεται Formula Builder, η οποία εμφανίζει αποτελέσματα καθώς δημιουργείτε έναν τύπο. Δεν είναι η ίδια λειτουργικότητα, αλλά είναι πολύ χρήσιμο και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε με τύπους που ήδη υπάρχουν.

23. Κατασκευάστε σύνθετους τύπους σε μικρά βήματα

Όταν πρέπει να δημιουργήσετε έναν πιο σύνθετο τύπο και δεν είστε σίγουροι πώς να το κάνετε, ξεκινήστε με τη γενική προσέγγιση και μερικές σκληρές κωδικοποιημένες τιμές. Στη συνέχεια, προσθέστε περισσότερη λογική για να αντικαταστήσετε τις σκληρά κωδικοποιημένες τιμές ένα βήμα τη φορά. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να γράψετε έναν τύπο που εξάγει το πρώτο όνομα από ένα πλήρες όνομα. Γνωρίζετε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση ΑΡΙΣΤΕΡΑ, για να τραβήξετε κείμενο από τα αριστερά, αλλά δεν είστε σίγουροι πώς να υπολογίσετε τον αριθμό των χαρακτήρων που θέλετε να εξαγάγετε. Ξεκινήστε με LEFT (full_name, 5) για να λειτουργήσει ο τύπος. Στη συνέχεια, μάθετε πώς μπορείτε να αντικαταστήσετε τον αριθμό 5 με μια υπολογισμένη τιμή. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να επεξεργαστείτε τον αριθμό των χαρακτήρων που θέλετε να εξαγάγετε χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση FIND για να εντοπίσετε τη θέση του πρώτου χαρακτήρα διαστήματος.

Βίντεο: Πώς να δημιουργήσετε μια σύνθετη φόρμουλα βήμα προς βήμα

24. Χρησιμοποιήστε ονόματα εύρους όπως μεταβλητές

Σε πολλές περιπτώσεις, είναι λογικό να χρησιμοποιείτε ονόματα εύρους όπως οι μεταβλητές για να κάνετε τους τύπους σας πιο ευέλικτους και πιο εύχρηστους. Για παράδειγμα, εάν κάνετε πολλή συνένωση (ενώνοντας τιμές κειμένου μαζί), μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε τα δικά σας ονόματα εύρους για νέους χαρακτήρες γραμμών, χαρακτήρες καρτελών κ.λπ. αντί να προσθέσετε πολύ σύνθετη σύνταξη στους τύπους σας. Ως μπόνους, εάν τα ονομαζόμενα εύρη σας περιέχουν τιμές κειμένου, δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε εισαγωγικά γύρω από το κείμενο όταν τα προσθέτετε σε έναν τύπο. Αυτή η ιδέα είναι λίγο δύσκολο να εξηγηθεί δείτε αυτό το βίντεο για ένα αναλυτικό παράδειγμα Το

25. Χρησιμοποιήστε τη συνένωση στις ετικέτες για να κάνετε σαφείς τις υποθέσεις

Όταν δημιουργείτε ένα φύλλο εργασίας που βασίζεται σε συγκεκριμένες υποθέσεις, μπορεί να είναι μια πρόκληση να δείξετε με σαφήνεια τις υποθέσεις που κάνετε. Συχνά, θα έχετε μια συγκεκριμένη περιοχή στο φύλλο εργασίας για εισόδους και μια άλλη περιοχή για εξόδους, και δεν υπάρχει χώρος για εμφάνιση και των δύο ταυτόχρονα. Ένας τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι οι βασικές υποθέσεις είναι σαφείς είναι να τις ενσωματώσετε απευθείας σε ετικέτες που εμφανίζονται στο φύλλο εργασίας χρησιμοποιώντας συνένωση, συνήθως με τη συνάρτηση TEXT.

Για παράδειγμα, κανονικά, μπορεί να έχετε μια ετικέτα που λέει 'Κόστος καφέ', ακολουθούμενη από υπολογισμένο κόστος. Με τη συνένωση, μπορείτε να κάνετε την ετικέτα να λέει «Κόστος καφέ ($ 2,00/φλιτζάνι): το οποίο καθιστά σαφές ότι έχετε υποθέσει κόστος $ 2,00/φλιτζάνι.

Βίντεο: διευκρινίστε υποθέσεις με συνένωση

26. Προσθέστε διαλείμματα γραμμής σε ένθετα IF για ευκολότερη ανάγνωση

Όταν δημιουργείτε έναν ένθετο τύπο IF, η παρακολούθηση αληθινών και ψευδών επιχειρημάτων σε μια χιονοθύελλα παρενθέσεων μπορεί να γίνει πολύ συγκεχυμένη. Καθώς τσακώνετε τις παρενθέσεις, είναι εύκολο να κάνετε λάθος στη λογική. Ωστόσο, υπάρχει ένας απλός τρόπος για να κάνετε έναν τύπο με πολλαπλές δηλώσεις IF πολύ πιο ευανάγνωστο: απλά προσθέστε διαλείμματα γραμμών στον τύπο μετά από κάθε TRUE επιχείρημα. Αυτό θα κάνει τον τύπο να διαβάζεται περισσότερο σαν πίνακας.

Βίντεο: Πώς να κάνετε ευκολότερη την ανάγνωση των ένθετων IF

27. Εισαγάγετε συναρτήσεις με Αυτόματη συμπλήρωση

Όταν εισάγετε μια συνάρτηση, το excel θα προσπαθήσει να μαντέψει το όνομα της συνάρτησης που θέλετε και θα παρουσιάσει μια λίστα Αυτόματης Συμπλήρωσης για να επιλέξετε. Το ερώτημα είναι, πώς αποδέχεστε μία από τις επιλογές που εμφανίζονται και παρόλα αυτά παραμένετε σε κατάσταση επεξεργασίας; Το κόλπο είναι να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο καρτέλας. Όταν πατάτε την καρτέλα, το Excel προσθέτει την πλήρη συνάρτηση και αφήνει τον κέρσορα ενεργό στις παρενθέσεις, ώστε να μπορείτε να συμπληρώσετε τα ορίσματα όπως απαιτείται. Σε Mac, πρέπει πρώτα να χρησιμοποιήσετε το κάτω βέλος για να επιλέξετε τη λειτουργία που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, πατήστε Tab για να εισαγάγετε τη λειτουργία.

28. Χρησιμοποιήστε το AutoSum για να εισαγάγετε τύπους SUM

Δεν έχετε πάντα την ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε αυτό το AutoSum, αλλά όταν το κάνετε, είναι ικανοποιητικό. Το AutoSum λειτουργεί τόσο για γραμμές όσο και για στήλες. Απλώς επιλέξτε ένα κενό κελί στα δεξιά ή κάτω από τα κελιά που θέλετε να αθροίσετε και πληκτρολογήστε Alt + = (Mac: Command + Shift + T). Το Excel θα μαντέψει το εύρος που προσπαθείτε να αθροίσετε και θα εισαγάγετε τη συνάρτηση SUM σε ένα βήμα. Εάν θέλετε να γίνετε πιο συγκεκριμένοι, έτσι ώστε το Excel να μην μαντέψει, επιλέξτε πρώτα το εύρος που σκοπεύετε να αθροίσετε, συμπεριλαμβανομένου του κελιού όπου θέλετε να είναι η συνάρτηση SUM.

Το AutoSum θα εισάγει ακόμη και πολλές συναρτήσεις SUM ταυτόχρονα. Για να αθροίσετε πολλές στήλες, επιλέξτε μια σειρά από κενά κελιά κάτω από τις στήλες. Για να αθροίσετε πολλές σειρές, επιλέξτε μια σειρά από κενά κελιά σε μια στήλη στα δεξιά των γραμμών.

Τέλος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το AutoSum για να προσθέσετε σύνολα σειρών και στηλών ταυτόχρονα για έναν ολόκληρο πίνακα. Απλώς επιλέξτε έναν πλήρη πίνακα αριθμών, συμπεριλαμβανομένων των κενών κελιών κάτω από τον πίνακα και στα δεξιά του πίνακα και χρησιμοποιήστε τη συντόμευση. Το Excel θα προσθέσει τις κατάλληλες συναρτήσεις SUM στα κενά κελιά, δίνοντάς σας σύνολα στηλών, σύνολα σειρών και ένα μεγάλο σύνολο σε ένα μόνο βήμα.

29. Εισαγάγετε τον ίδιο τύπο σε πολλά κελιά ταυτόχρονα

Συχνά, θα χρειαστεί να εισαγάγετε τον ίδιο τύπο σε μια ομάδα κελιών. Μπορείτε πραγματικά να το κάνετε σε ένα βήμα με τη συντόμευση πληκτρολογίου Control + Enter. Απλώς επιλέξτε όλα τα κελιά ταυτόχρονα και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τον τύπο κανονικά όπως θα κάνατε για το πρώτο κελί. Στη συνέχεια, όταν τελειώσετε, αντί να πατήσετε Enter, πατήστε Control + Enter. Το Excel θα προσθέσει τον ίδιο τύπο σε όλα τα κελιά της επιλογής, προσαρμόζοντας τις αναφορές όπως απαιτείται. Όταν χρησιμοποιείτε αυτήν την προσέγγιση, δεν χρειάζεται να αντιγράψετε και να επικολλήσετε, να συμπληρώσετε ή να χρησιμοποιήσετε τη λαβή πλήρωσης. Τελειώσατε σε ένα βήμα.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν την ίδια τεχνική για να επεξεργαστείτε πολλούς τύπους ταυτόχρονα. Απλώς επιλέξτε όλους τους τύπους ταυτόχρονα, κάντε την αλλαγή που χρειάζεστε και πατήστε Control + Enter.

Συγγραφέας Dave Bruns


^